Застройка выставочных стендов: что это и какие шаги придется пройти к стенду своей мечты

Что такое выставочный стенд и нужен ли он?

Канцелярское определение выставочного стенда – площадь на территории экспозиционного павильона, в рамках которой происходит демонстрация продукции. Прототипом первых стендов можно считать передвижные фургоны, которые могли превращаться в сцены или торговые павильоны. Однако сегодня выставочные стенды ушли далеко за пределы первоначальной функции прямой продажи услуг. В современном мире стенд на выставке – лицо компании, ее визитная карточка, выставка достижений и передвижной офис одновременно. От того, как вы представите себя на выставке или форуме напрямую зависит имидж вашей компании, количество продаж и подписанных партнерских соглашений.

По сложности устройства, стенды варьируются от типового каркасного конструктора, который решает прямую задачу наклейки рекламного баннера до многоэтажных сложносочиненных конструкций из композитных материалов, снабженных компьютерами и оборудованием. В разработке таких уникальных, делающих имя композиций принимают участие десятки специалистов – дизайнеры, инженеры, сотрудники производств, декораторы и художники, не считая рабочих. Так с чего же начать строительство?

Руководство по застройке (строительству) выставочного стенда: от А до Я

Начать нужно непременно с выбора цели. Это то, без чего не стоит приступать к строительству. Основные критерии - достижимость, четкость и осязаемость. Поучаствовать в форуме – отлично. Но гораздо лучше: повысить узнаваемость бренда, заключить несколько сделок и найти нового партнера по бизнесу. Ответьте себе на вопросы: Что вы считаете положительным результатом? Как оценивать? Каких именно клиентов и партнеров вы ищете? Это обычные люди или владельцы концернов и директора крупных производств? Организуете ли демонстрацию образцов продукции? Собирать контактные данные? Сколько у вас есть времени и средств для проведения выставочного мероприятия? Независимо от того, как вы ответите на эти вопросы – участие в выставке крайне рекомендуется. Помните, там где вы не заявите о себе и присутствии своего бренда это сделают конкуренты. Будьте креативны! Это формирует имидж, продает впечатление и дает вам конкурентное преимущество. Используйте возможности новых технологий: AR и VR технологии подарят иммерсивность, мультисенсорность в виде звуков, запахов и тактильных ощущений, задействует все чувства и даст максимальный импульс на запоминание вашей презентации. Используйте также проверенные методики: фотозоны для селфи и фотокабины, видеопрезентации ваших товаров и услуг.

Этапы производства и строительства выставочного стенда

1. Выбор места - ключевой этап, без которого все остальные не имеют смысла. Где располагается павильон? Крупные форумы и центрально-выставочные комплексы предоставят вам будущий план размещения, где вы вольны выбрать площадь и место расположения. Учтите, что проходимость и количество свободных поверхностей при строительстве напрямую влияют не только на цену, но и на результат вашей работы. Место в конце ряда или в углу менее выигрышно, чем проходное место в центре форума, особенно если это остров или многоуровневый комплекс, служащий центром притяжения. Обязательно запросите все необходимые данные, от которых будете отталкиваться при проектировании. Отсутствие колонн, люков, капитальных строений, кондиционеров над головой и подходящая высота потолков – несомненный плюс. Отдельный нюанс – соседи по выставке. Обратите внимание на их расположение и прикиньте, как сделать так, чтобы люди шли именно к вам, а не застревали у конкурентов.
2. Теперь у вас есть база для обсуждения будущего стенда. Переходим к этапу составления технического задания. Первостепенная задача здесь – выбрать, кто будет заниматься разработкой дизайн-проекта и застройкой павильона. Выбирайте проверенные компании с опытом и портфолио, которых достаточно много в Москве и СПБ. Выбор зависит от ваших финансовых возможностей и ограничений по времени. Разумеется, мы рекомендуем обращаться к профессионалам. В такую компанию, где менеджеры будут со знанием дела подходить к поставленным задачам, помогут вместе сформулировать цели и предложат вариант под ваш бюджет. Например, наше Коммуникационное агентство 4D – гарантировано качественное выполнение всего комплекса разработки и производства. (Подробнее об услугах для компаний на выставках.). Если вы выбрали работу с профессионалами – поздравляем, около 90% всей работы ляжет на их плечи. Этап брифинга (где пройдет обсуждение ваших задач с менеджером и дизайнером выбранной компании) очень важен. Донесите ваши цели и составьте четкое ТЗ, сразу обозначьте бюджет. Экономьте свое время. Для вдохновения можно ознакомится с лучшими мировыми ЭКСПО, такими как Consumer Electronics Show (CES), CeBit, отечественными ПМЭФ, который проходит в Санкт-Петербурге, MosBuild и выставкой Россия.
3. Качественный проект – это тот, на который потрачено достаточное количество времени. Создание дизайн-проекта и его визуализация обычно занимают до месяца с учетом правок и согласования. Здесь будут учтены все факторы для строительства: место расположения в павильоне, конфигурация, направление потока посетителей, зонирование, строительные нормы и инженерные возможности, бюджет и т.д. Будьте новатором, используйте последние достижения в ЭКСПО отрасли, не забывайте про креатив. На выходе вам предложат ряд проектов. Выбрав один из них и согласовав правки, вы получите на руки проект, который можно отдавать на реализацию в конструкторский отдел. Крайне не рекомендуем менять проект, уже отданный на реализацию. Решения, принятые в последний момент, могут привести к тому, что у застройщика не окажется технической возможности или материалов в наличии для реализации изменений и стенд окажется недоделан, а впечатление испорчено.
4. У крупных застройщиков все процессы подчинены строгому регламенту. Ваша задача – осуществить надзор и подписывать документы по приемке готового выставочного стенда. Возможно, сюда добавятся контракты на аренду оборудования, которое вы предпочтете взять в аренду, а не приобрести. Однако если вы решите производить все компоненты частями в разных местах, например отдать автоматизацию и освещение одной компании, а конструкционные решения другой команде, и при этом закупать оборудование отдельно, то потребуется большое количество времени для контроля, полное погружение вас в процесс изготовления. Заложите дополнительное время и средства для поиска поставщиков и мастерских по изготовлению различных частей вашего стенда, место для хранения комплекта материалов для постройки и оборудования.
5. Монтаж оборудования начинается с решения организационных вопросов. Если вы переложили организацию события на подрядчика – от вас потребуется прийти на приемку собранного выставочного стенда для подписания документов. При взаимодействии с несколькими фирмами стоит заранее завезти необходимые конструкции и материалы, согласовать порядок работ, согласовать их проведение со службой технадзора выставочной площадки. Застройка начинается с тщательной подготовки площади. Наносится разметка зон, прокладываются кабели для системы подсветки и электричества, доставляются строительные материалы и дополнительное оснащение, в частности мебель и другой декор. Монтируются остальные коммуникации, предусмотренные проектом. Следующий этап включает в себя доставку компонентов и оборудования. Привезенные на объект конструкции обязательно предварительно подготовить к монтажу для ускорения работ. В первую очередь монтируется подвесная конструкция (если она предусмотрена), затем укладывается напольное покрытие, после чего уже возводятся декоративные стены. Электрокабели и другие коммуникации всегда прячутся под подиумом, на который сверху укладывается напольное покрытие. Скрываются все монтажные и прочностные конструкции. В конце монтируют декоративные элементы, приводящие оформление стенда в точное соответствие с дизайн-проектом. При участии в крупных выставках, по окончанию монтажа потребуется получить аккредитацию у департамента выставочной площадки, а также подписать акт приема-передачи для запуска в эксплуатацию экспозиции у технической дирекции выставки или площадки проведения. Запомните, на этапе монтажа нужен усиленный контроль с вашей стороны и постоянная коммуникация не только с застройщиком, но и с менеджерами площадки. Это станет залогом успеха для своевременного завершения и приемки работ.
6. Итак, выставка состоялась. Вы достигли поставленных целей, заключили ряд важных сделок, нашли новых партнеров и подняли узнаваемость и престиж своей компании на рынке. Однако не менее важным этапом станет демонтаж конструкций. Для того, чтобы не возникло проблем на этом этапе, стоит учесть все работы по демонтажу на этапе проектирования – весь конструктив должен быть легким, разборным и пригодным к транспортировке, легкой утилизации после демонтажа конструкции. Если вы пользовались услугами профессионального застройщика – работу по демонтажу можно поручить ему. В противном случае, необходимо взять на себя организацию демонтажа, транспортировку и утилизацию конструкций.

Где заказать проект застройки выставочного стенда под ключ?

Участие в выставках и форумах – важнейший маркетинговый инструмент, создающий имидж и позволяющий продвигать компанию. Кроме того, это способ поддерживать деловое общение, находить новых партнеров и клиентов, быть в курсе тенденций отрасли. Самый простой способ организации застройки выставочного стенда - обратиться к проверенной компании. Направление EXPO Коммуникационного агентства 4D специализируется на комплексном сопровождении участия компаний в выставках и форумах, ведет контроль процессов и оперативно решает самые сложные задачи в режиме реального времени.

В техническое сопровождение включены:

• 3D-моделирование стенда и разработка дизайн-проекта (визуализация, эскизы);

• застройка стенда и зонирование выставочного пространства, наполнение мебелью, декоративными элементами и мультимедиа, организация барной зоны;

• разработка и реализация концептуальных решений для работы стенда: тач-столы, видео-контент, видеотрансляции, подписание соглашений и др.;

• оформление технической документации, коммуникация с организаторами и всеми задействованными службами;

• техническая поддержка мультимедийного оборудования – свет, звук и видео.

Помимо услуг по техническому сопровождению EXPO направление Коммуникационного агентства 4D ведет организационное сопровождение: логистику, подбора промо-персонала и ведение мероприятия на стенде. В дополнение к этому ведется комплексная PR-поддержка на весь период подготовки и участия в выставке. Агентство 4D осуществляет рассылку и приглашение ваших партнеров. Предоставляются услуги фото- и видеосъемки, создание отчетных роликов. Проведем проработку дизайна и произведем изготовление брендированных бизнес-сувениров, полиграфии, промо-формы и атрибутов участия.

Мы поможем вам получить максимальную отдачу от инвестиций и ярко выделиться среди конкурентов! Напишите нам в Telegram, WhatsApp или позвоните по телефону +7 (812) 292 68 09 чтобы запланировать встречу и детально обсудить проект. Мы также с удовольствием проконсультируем по любому вопросу, проведем работу по разработке концепции и брендингу, дизайну торгового и экспозиционного пространства.

Сохраните, чтобы не потерять: