За всю историю человеческой цивилизации было реализовано огромное количество сложных и, с первого взгляда, невозможных проектов, которые требовали слаженной работы тысячи людей разных профессий, а это, в свою очередь, подразумевает внедрение сложных систем управления проектами и использование различных инструментов для увеличения эффективности.
Безусловно, лишь немногим посчастливится поучаствовать в проектах такого масштаба, но многие профессии так или иначе подразумевают работу с проектным управлением. Если говорить простым языком, то управление проектами – это деятельность по достижению поставленных целей и задач проекта, которые реализуются в рамках определенного бюджета и времени.
Так как все проекты обладают собственными нюансами и могут отличаться друг от друга по размеру, бюджету и времени для реализации, то инструменты и методы управления также будут разными. Нужно сказать, что на сегодняшний день не существует такой системы или инструмента для управления проектом, который бы подходил любому руководителю или члену команды. Однако уже сейчас есть представление о наиболее эффективных методиках и инструментах, к которым стоит присмотреться.
Подходы, методы и стандарты в управлении проектами
Профессионалы и практики в проектной сфере уже сформировали огромное количество методик для разного уровня проектов. Самое главное – понять, что является наиболее важным: бюджет, дедлайны, соблюдение этапов или же всё вместе. Только тогда станет ясно, что именно подойдёт для эффективного управления.
Для начала рассмотрим наиболее популярные и эффективные методы управления:
● Классический проектный менеджмент
● Agile
● Scrum
● PRINCE2
1. Классическое проектное управление
Самым очевидным шагом для управления проектом является разделение его на последовательные этапы. Есть уровни, без прохождения которых дальнейшая работа над проектом невозможна.
Ярким примером из конкретной отрасли, где применяется данный метод может служить строительство домов. Без фундамента не будет стен, а без стен невозможно возвести крышу.
В классическом проектом управлении обычно используются 5 этапов:
Этап №1. Инициация
Данный этап нужен, чтобы понять требования к проекту. Проектная команда получает задание от клиента, уточняет необходимые детали с помощью брифа или встречи, проводит «мозговой штурм», определяет нюансы проекта и ставит цели.
Этап №2. Планирование
На данном этапе решается, как будут достигнуты цели, поставленные на первом этапе - описываются инструменты и KPi. На основании сформированной информации составляется график работ и формируется бюджет.
Этап №3. Разработка
Разработка, как отдельный этап, выполняется не во всех проектах, она характерна для IT-компаний, занимающихся реализацией технологических проектов. IT-специалисты на этой стадии выбирают язык программирования, определяют технические инструменты для реализации.
В сфере коммуникаций разработка = подготовительные работы к реализации.
Этап №4. Реализация и тестирование
Стадия действия – возводятся здании, сооружаются мосты, пишутся программы, проводятся пресс-конференции и т.д. Вторая часть нужна для проверки соответствия всем договоренностям между заинтересованными лицами и, если необходимо, исправления недостатков.
Этап 5. Мониторинг и завершение проекта
Завершающий этап, на котором проект или продукт передается Клиенту.
Сильные стороны данного метода:
- Четкая постановка целей и формирование плана в самом начале проекта, что приносит ясность и прозрачность
- Отсутствие рисков по бюджетам и срокам при правильном планировании
Слабые стороны:
- Отсутствие гибкости в изменении планов
Если проект чётко структурирован и имеет план на достаточно большое количество времени, то данный подход будет лучшим решением. Если же проект не имеет ограничений по дедлайнам и бюджетам, а внесение изменений по ходу проекта является ключевой нормой, то стоит присмотреться к другим методам.
2. Agile
Если в вашем проекте необходимо реализовывать несколько этапов одновременно, и вы гибки к изменениям, в отличии от прошлого метода, то Agile – ваш верный друг.
Стоит сказать, что Agile – это целое семейство гибких методов управления проектами. В отличии от «Классического проектного управления» в данном подходе проект разбивается не на отдельные этапы, которые идут один за одним, а на микро-проекты, формирующие весь проект.
Получается, что планирование и запуск проводится для всего проекта, а разработка, тестирование и т.д. проводятся отдельно для каждой части. Такой подход позволяет продвигать результаты мини-проектов оперативно и вносить правки без больших потерь для бюджета и время на остальные части проекта.
Сильные стороны:
- Гибкость и адаптация к изменениям
- Раскрытие продукта на протяжении всего проекта
Слабые стороны:
- Это набор принципов и ценностей. Для каждого проекта и команды придётся формировать уникальную систему управления
- Требует от управленца огромное количество знаний и умений, а также времени и сил
3. Scrum
Отличный метод для управления проектом, если необходимо соединить принципы классического менеджмента и заветы гибкого подхода. Данный подход обладает сбалансированностью в структурировании задач на проект и гибкостью при их изменении.
Также, как и Agile данный подход разбивает весь процесс на мини-проекты, которые можно сразу начать реализовывать. Руководитель решает, какие мини-проекты являются наиболее важными и отправляет их в реализацию на этап «Спринт», который длится около 4 недель. В конце «Спринта» Клиенту предоставляется рабочая «часть» всего продукта. Можно привести пример, когда а рамках разработки PR-стратегии PR-специалист формирует материалы о компании для использования до подачи и реализации самой стратегии. Длительность у Спринта фиксированная, но команда выбирает её самостоятельно в начале проекта, исходя из его специфики.
Сильные стороны:
- Постоянные коммуникации между всеми членами команды
- Гибкость к изменениям
- Возможность отсеивать ненужное и решать проблемы по ходу проекта, не влияя на него
Слабые стороны:
- Данный метод будет неэффективен в большой компании
- Каждый сотрудник должен обладать возможность решать несколько задач, чтобы была взаимозаменяемость
- Требует командной сплоченности от коллектива
4. PRINCE2
Метод из Британии, который расшифровывается как «PRojects IN Controlled Environments version 2» («Проекты в контролируемой среде, версия 2»). Данный подход ориентирован на масштабные государственные проекты и крупные организации. В его основе лежит распределение ролей между всеми участниками проекта в каждом этапе.
Начало проекта
В этой стадии назначается менеджер проекта и определяются требования и нюансы Клиента.
Инициация проекта
Менеджер проекта формирует план проекта по стадиям. Стадии идут друг за другом и могут длиться разное количество времени, как и в классическом подходе.
Руководство проектом
Данный процесс предоставляет возможность Управляющему комитету нести общую ответственность за успех проекта, не погружаясь в детали, которые находятся в границах полномочий менеджера проекта.
Контроль стадии
«Контроль стадии» реализует один из принципов PRINCE2 – принцип управления по исключениям. Менеджер отслеживает изменение в сроках, бюджету, общем курсе проекта и, если это не в его полномочиях, должен доложить в Управляющий комитет и предоставить варианты исправления.
Управление созданием продукта
Этот процесс включает в себя взаимодействие менеджера проекта и менеджера команды по выполнению одной или нескольких задач. Менеджер проекта поручает выполнение задач менеджеру команды и принимает от него результаты работы.
Управление границами стадии
В ходе данного процесса менеджер проекта предоставляет Управляющему комитету всю необходимую информацию для оценки результатов пройденной стадии и принятия решения о переходе на следующую стадию.
Завершение проекта
Одно из отличий PRINCE2 в том, что процесс завершения проекта не выделяется в отдельный этап или стадию, как в классическом подходе, а выполняется в рамках финальной стадии создания продукта. Цель процесса – подтвердить, что продукт или услуга проекта приняты.
Сильные стороны PRINCE2:
- Адаптируемость к особенностям организации;
- Наличие четкого описания ролей и распределения ответственности;
- Акцент на продуктах проекта;
- Определенные уровни управления;
- Фокус на экономической целесообразности;
- Последовательность проектной работы.
Слабые стороны PRINCE2:
- Отсутствие конкретных инструментов для работы в проекте.
Инструменты для облегчения управления проектами
В отличии от египетских строителей пирамид, у которых из эффективных инструментов управления был кнут, современный управленец теряется в изобилии ПО, каждый из которых предлагает собственные «фишки» для решения управленческих задач.
Важно понимать, что перед погружением в поисках подходящего софта, стоит выделить цели, которые необходимо достичь с помощью этого инструмента и бюджет.
Сейчас весь рынок программ для управления проектами можно разделить на две с половиной группы - платные, бесплатные, и платные, которые предлагают для ознакомления свободную версию, часто с ограниченным функционалом.
Рассмотрим наиболее популярные на сегодняшний день ПО:
1. Bitrix
2. Trello
3. Basecamp
4. Asana
5. Wrike
6. Genius Project
7. MS Project
Bitrix24
«Битрикс24» (международное название Bitrix24) — это программный комплекс (или сервис), предназначенный для оптимизации ведения бизнеса и контроля за производственным процессом. Использование системы помогает решить массу вопросов и хорошо автоматизировать работу внутри компании, взаимодействие с клиентом.
Плюсы:
● самая многофункциональная;
● работа с документами (doc, pdf, xls и т.д.) внутри сервиса;
выглядит, как соцсеть — привычно;
● есть видеочаты;
● можно создать бесплатно рабочую почту;
● элементы геймификации (бейджи);
● интеграция с соцсетями, google-календарём и другими сервисами;
● интеграция с 1С-битрикс и другими известными CRM-системами;
● есть телефония;
● есть бесплатный тариф.
Минусы:
● самый главный плюс — это и минус, слишком много функций, долго и трудно разбираться;
● визуальный мусор — проблемы интерфейса;
● слабая проработка CRM: нет договоров, контрактов, шаблонов документов - но это решается путем самостоятельной загрузки в систему собственных шаблонов в раздел “Библиотека”
Trello
Trello — это сервис управления проектами, который изначально разрабатывался компанией “Fog Creek Software” и был крайне перспективным, хоть и малоизвестным. Его авторы сделали ставку на простоту работы и интуитивно понятный интерфейс.
Организация работы строится по методу “канбан” (от японского - точно в срок), основываясь на распределении задач между сотрудниками. Визуально это похоже на доску со стикерами, где сотрудники могут переносить свои задачи из этапа в этап.
Плюсы:
- Безопасность
- Простота интерфейса
- Широкий функционал
Минусы
- За полезные плагины придётся платить
Basecamp
Basecamp - простая и эффективная система управления проектами. Приложение содержит задачи, календарь, дискуссии, профайлы, вики-документы, файлы, лог проекта. Подойдет менеджерам, которым необходимо вести несколько согласований по различным вопросам в рамках проекта, а также руководителю, который предпочитает контролировать работу сразу нескольких сотрудников.
Плюсы:
- Простой интерфейc
- Легкая настройка и оперативная поддержка
- Удобно отслеживать процесс работы благодаря автоматическим чекинам
- Интеграция с Google Docs
Минусы:
- Нет возможности отслеживания времени.
- Быстро начинают теряться документы и вложения
- Нет тегов
Asana
Asana — веб-инструмент для команд. Каждой команде присваивается рабочее пространство, в котором и назначаются задачи. Где Asana действительно хороша, так это в управлении отдельными задачами — изменять и добавлять их можно практически мгновенно, а значит, и не терять ничего в процессе. Asana также подойдет и для крупных команд.
Особенностью приложения Asana является то, что работа в нем занимает не больше часа в день. По сути, вы заходите в приложение, знакомитесь с деталями и дедлайнами проекта и реализуете его. Только ответственный за проект пользователь полномасштабно ведет работу в Asane - распределяет нагрузки, ставит или переносит даты, контролирует выполнение задач.
Плюсы:
- Организацию процессов сильно облегчает возможность редактирования отдельных рабочих пространств, проектов, секций, задач и подзадач.
- Легко создавать повторяющиеся задачи.
- Удобный календарь, который синхронизируется со всеми вашими задачами.
Минусы Asana:
- Невозможность назначать задачи нескольким пользователям сразу.
- Задержки интерфейса при большом количестве задач.
- Отсутствует возможность отслеживания времени.
- Отсутствует как русская, так и украинская локализация.
Wrike
Платформа Wrike позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Основное преимущество сервиса — более продвинутая по сравнению с конкурентами функциональность для совместной работы. Wrike отлично подходит для срочного контроля проекта.
Из приятных особенностей платформы - офлайн-режим. При отсутствии сети, можно набросать задания или комментарии, не опасаясь, что информация не дойдет до получателя: как только появится связь, приложение само со всем разберется.
Genius Project
Genius Project предлагает очень широкий спектр кастомизации - не утрачивая простоты в использовании. Также, компания предоставляет вам своих консультантов, позволяя оптимизировать программу именно под ваши потребности.
Приложение фактически не имеет себе равных в предоставлении возможности отчетов всех видов, графиков, есть тут и возможность коммуникации онлайн - и это не просто чаты, а доступ к созданию онлайн конференц залов. А поскольку, сервера, где хранятся данные, принадлежат одной из компаний IBM - будьте уверены, ваша информация охраняется 24/7 очень тщательно.
MS Project
MS Project - это комплексное программное обеспечение, система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями. То есть, это не просто планировщик и коммуникатор - это еще и мощный аналитический инструмент.
Работа ведется со следующими опциями: «задача», «ресурс» и «календарь». Это соответствует построению “проектного треугольника” управления: время - стоимость - объем работ. Если с самого начала разобраться с этими базисными понятиями, процесс взаимодействия с приложением, несмотря на его кажущуюся сложность, будет простым и понятным. У “задачи” есть ресурс, длительность, объем и еще много характеристик - а те, которых нет, можно добавить. Также, задачи могут быть связаны между собой. “Ресурс” тоже имеет много значений, но основное для него - время, которое вы ставите, исходя из календаря. Именно на основе этих заданных значений, софт визуализирует данные в графиках, диаграммах, таблицах, листах. Кроме этого, у программы есть алгоритм, позволяющий в некоторых случаях автоматически вычислять сроки начала и окончания задач.
Огромное преимущество - повсеместное использование программы, а как следствие - большое количество гайдов и обучающих материалов, позволяющих улучшить и сделать пользование максимально продуктивным.
На сегодняшний день в руках управляющего проектом находится множество методов и инструментов для решения задач разного уровня, в общем массиве которых можно потеряться. Поэтому помимо всех вспомогательных инструментов в управлении проектами, для руководителя не менее важно иметь определенные личные характеристики и качества: быть ответственным, знать и понимать все этапы подготовки и реализации проектов, уметь анализировать информацию и подбирать команду под определенные задачи.
