Вот уже много лет подряд организатор событий попадает в топ-10 самых стрессовых профессий в мире. Однако даже несмотря на это, некоторые компании предпочитают организовывать мероприятия своими силами, без привлечения профессиональных event-агентств. Иногда, безусловно, это бывает выгодно, но в ряде случаев такая попытка сэкономить может обернуться страшным провалом для компании. Так когда же компании бывает необходим профессиональный организатор мероприятий?
Когда количество гостей переваливает за 100 человек
В принципе, мероприятие до 100 человек — это среднестатистическая свадьба. Потеряв пару миллионов нервных клеток, почти любой ответственный человек сможет организовать несколько десятков людей.
Но вот если вам нужен корпоратив на 2000 сотрудников или вы готовите крупную конференцию человек на 300, где будет весь свет отрасли, то тут уже без профессиональной помощи вряд ли можно обойтись. Нужно всех организовать, никого не забыть, сделать так, чтобы всем досталась еда, чтобы было куда деть одежду и чтобы никто не сел за руль в нетрезвом виде. Профессиональный организатор мероприятий знает, что несёт ответственность за каждого человека, который попал на его событие, вне зависимости от количества гостей. Среднестатистический человек же не представляет, как это в принципе возможно.
Когда мероприятие организовывается на незнакомой площадке
Если вам нужно провести мероприятие в городе или в местности, в которых вы никогда не были, лучше довериться профессионалу. Причем, не обязательно местному — в этом смысле вы вполне ехать в Тулу со своим самоваром.
Профессиональный event-менеджер всегда знает, у кого что можно спросить, где что искать и кого рекомендуют в этом городе в качестве подрядчиков. Он это умеет просто потому что если он на рынке больше пяти лет, то, скорее всего, он это делал уже не один десяток раз. А для вас это в новинку и есть риск нарваться на недобросовестных подрядчиков, поэтому лучше перестраховаться.
Когда уже всё было
Профессиональный event-менеджер может вдохнуть жизнь даже в компанию, на корпоративе которой было уже всё — от аренды теплоходов до тайских стриптизерш. Вполне вероятно, что фантазия штатного сотрудника рано или поздно иссякнет, и тогда лучше обратиться к организатору мероприятий, который на раз придумает для вашего праздника новую концепцию и возьмет на себя все труды по его координации.
Когда много подрядчиков
Чем масштабнее и сложнее мероприятие, тем больше на нем работает подрядчиков — кейтеринг, декораторы, флористы, типографии, стендисты, промоутеры, аниматоры, охранные предприятия — этот список можно продолжать бесконечно.
Едва ли в вашей компании найдется сотрудник, который будет одинаково хорошо разбираться в оказываемых услугах, следить за документооборотом и оплатами, и одновременно контролировать качество работы каждого сотрудника. А вот профессиональным организаторам событий всё это делать не в первой. Более того, они ещё и сэкономят вам кучу времени на поиске адекватных подрядчиков и исправлении ошибок в их работе.
Когда вы хотите крупно сэкономить
Это может показаться странным, но найм профессионального ивентщика в итоге может сэкономить вам внушительную сумму денег, особенно если речь идет о масштабном мероприятии с большими бюджетами.
Во-первых, у давно работающих на рынке организаторов мероприятий есть своя «агентурная сеть» подрядчиков, которые работают с ними по сниженным ставкам. То есть если вы обратитесь к тем же подрядчикам без посредника, то рискуете получить чек на услуги иногда в два раза превышающий ту сумму, которую этот же подрядчик потребует от event-агентства. Если таких подрядчиков в организации события задействовано несколько, то в итоге может набежать внушительная сумма. Во-вторых, вы не рискуете деньгами, начав сотрудничество с подрядчиком, который в итоге может пропасть с вашими деньгами (что уж говорить, такое, к сожалению, тоже возможно). В-третьих, профессиональный организатор знает расценки на все возможные виды услуг, поэтому умеет эффективно торговаться с теми подрядчиками, которые нужны, но уж очень большую цену называют.
Словом, если есть возможность нанять профессионального event-менеджера, то лучше это сделать. Даже если закрыть глаза на потенциальные потери денег и репутации, стоит всегда помнить, что нервные клетки не восстанавливаются. Точнее, видимо, не восстанавливаются ни у кого, кроме профессиональных event-менеджеров.
