Иногда душевная посиделка с настольными играми в кафе может считаться таким же корпоративом, как и закрытое VIP мероприятие в фешенебельном ресторане с приглашенными для увеселения гостей звездами уровня Шакиры или Стинга. Выбор зависит от предпочтений коллектива, а также от финансовых возможностей или статуса компании. Однако, вопрос о том, как выбрать площадку для проведения масштабного корпоратива, возникает у наших клиентов достаточно часто. Мы решили дать несколько простых и полезных советов, основываясь на собственном опыте.
Определитесь с концепцией
Очень может быть, что интересная концепция корпоратива лишит вас необходимости выбирать ресторан. Вместо этого вы зафрахтуете речной трамвайчик для вечеринки в стиле «День Нептуна» или остановитесь на аренде планетария с кейтерингом для проведения корпоратива в духе «Парада планет» или «Звездных войн». Можно рассмотреть и более демократичные площадки, которые смогут принять вашу дружную компанию и воплотить ваш оригинальный сценарий.
Определитесь с масштабом
Во многом ваш выбор будет зависеть от количества приглашенных, вместимости потенциальных площадок и разгула вашей фантазии.
Обычно рестораны указывают вместимость своих залов у себя на сайтах и страницах в соцсетях. Также можно руководствоваться отзывами food-критиков и посетителей сайтов о ресторанах.
Важно помнить, что иногда администраторы немного приукрашивают вместимость заведения. Конечно, практически любой ресторан может вместить сто человек, но будут ли они комфортно сидеть в мягких креслах или пить коктейль на танцполе, стоя при этом друг у друга на голове, — вопрос открытый.
Поэтому, после составления шорт-листа площадок, нужно выехать на каждую из них и убедиться, что вместимость лучшего из помещений вам подходит.
Учитывайте формат вечеринки
Если вам необходимо место для сцены или танцев на пилоне, а ресторан рассчитан на сто посадочных мест без учета таких сценариев, то лучше сразу уточнить детали у администратора. При согласии принимающей стороны на дополнительные изыски, уточните, могут ли сотрудники ресторана сами поставить сцену или вам придется искать подрядчика? Если зал большой и нужны усилители звука, то куда их поставить, чтобы не загромождать пространство и уравновесить децибелы? Вы выбираете формат дискотеки — где расположиться диджею и оборудованию? Если вы планируете закружить гостей в венском вальсе или втянуть их в подвижные конкурсы, то убедитесь, что помещение хорошо кондиционируется и имеет достаточную высоту потолка на случай исполнения гостями акробатического рок-н-ролла вместо вальса.
Учтите интересы гостей, которые в меньшинстве
Курение в залах кафе и ресторанов запрещено, однако присмотритесь к заведениям, имеющим террасы на воздухе, - иногда там для посетителей ставятся пепельницы; обязательно уточните, есть ли в ресторане специально оборудованное место для курения. Это важная деталь, ведь если ресторан находится в жилом доме, не исключено, что к участникам корпоратива, вышедшим на перекур, присоединятся жильцы, изрекающие фразеологизмы с непереводимой игрой слов по поводу дыма и шума после 23.00.
Возможно, среди ваших гостей есть люди, которым религия запрещает употреблять в пищу определенные продукты, или строгие веганы, поэтому стоит заранее поинтересоваться, могут ли в ресторане приготовить кошерные, халяльные или вегетарианские блюда и существуют ли специальные пометки в меню.
Если среди гостей вечеринки есть гости с ограниченными возможностями, обязательно обращайте внимание на то, оборудован ли вход в ресторан пандусом или подъемником.
Парковка
Если ресторан находится далеко от мегаполиса, нужно организовать транспорт для доставки гостей на корпоратив и обратно.
Иногда бывает так, что гости приезжают на своем автомобиле, а после вечеринки не всегда могут сесть за руль. Это необходимо учесть при выборе ресторана.
Опросите будущих гостей — на чем они собираются ехать и как планируют уезжать с вечеринки?
Если большая часть гостей планирует ехать на своих автомобилях, то у ресторана должна быть полноценная парковка. Если кто-то из гостей собирается приехать на своей машине, а уехать на такси, то стоит поинтересоваться, на каких условиях автомобиль может оставаться на стоянке. Надо ли платить за парковку, если машины ставятся на собственной стоянке ресторана?
Все вопросы лучше уточнить заранее, чтобы автомобили ваших гостей не увёз эвакуатор.
Узнайте о режиме работы ресторана в формате мероприятия
Иногда бывает так, что клиент забывает уточнить у ресторана, до какого часа помещение в его распоряжении. Неприятным сюрпризом может стать «внезапное» закрытие ресторана в полночь, когда вечеринка в самом разгаре, да и «цыгане шумною толпой» еще на подъезде.
Чтобы не оказаться в подобной ситуации, важно заранее уточнить режим работы, предупредить об этом гостей или планировать аренду заведения в формате «Белые ночи, или Нас утро встречает прохладой…».
В выборе мест для проведения корпоративного мероприятия много тонкостей. И, при прочих равных условиях, лучше доверить проведение праздника профессиональным event-агентствам и менеджерам. Они не забудут учесть все важные детали, помогут оптимизировать бюджет мероприятия и напишут эффектный сценарий вашего праздника.
