Пандемия коронавируса за последние дни успела не просто стать главной новостной повесткой, но и круто изменить привычный ритм жизни миллионов людей по всему миру. Компании массово переводят сотрудников на «удалёнку», запланированные мероприятия срываются, социальная активность все глубже уходит в онлайн. Пожалуй, digital еще никогда не был настолько new real. Адаптироваться к стремительно меняющимся правилам игры – задача не из легких. Но она выполнима. Специалисты Коммуникационного Агентства 4D рассказывают, как наладить коммуникацию с коллегами и партнерами в условиях изоляции, какие сервисы для этого использовать и какие тонкости нужно учитывать при переходе на digital-общение и онлайн-конференции.
Онлайн-мероприятия
Выбор формата “онлайн” для проведения корпоративных встреч и больших конференций имеет много плюсов. Отпадает географический вопрос, абсолютно неважно становится, в каких городах будут находиться все участники такого мероприятия. Это позволяет сэкономить на командировках сотрудников и спикеров, вовлекает новых партнеров, которые ранее не могли добраться до места проведения конференции из-за отсутствия времени, высокой стоимости или значительного расстояния. “Онлайн” значительно облегчает формат проведения мероприятия: так все участники могут быть вовремя у своих компьютеров, и нет необходимости соблюдать строгий дресс-код, при этом не страдает главное - содержательность. Благодаря использованию аудио- и видеорежимов, ваша аудитория сможет отлично усвоить транслируемый материал. Наконец, сейчас многие платформы позволяют автоматически сохранять нужный контент, что постфактум избавляет от лишней суеты с передачей всем информации.
Безусловно, перечисленные выше плюсы должны сработать на вас, правда лишь при условии грамотного подхода к организации и проведению онлайн-мероприятия. Процесс подготовки может отнять больше сил и времени, чем кажется на первый взгляд. Вот наши рекомендации, как сделать такое мероприятие максимально продуктивным.
Подготовительный этап:
Выбор площадки – проанализируйте доступные платформы и пакеты услуг, которые предлагают разные сервисы. Проверьте, на какое число пользователей и длительность конференции они рассчитаны, какой объем информации на них можно загрузить, потребуется ли от участников установка дополнительных программ и плагинов, имеется ли опция записи видео и аудио, а также другие технические возможности.
Выбор даты и времени – не забудьте заранее оповестить вашу аудиторию о том, когда и во сколько состоится конференция. При выборе помните о часовых поясах – ведь среди участников могут оказаться люди не только из других городов, но и других стран.
Подготовка материалов – подготовьте необходимые материалы – иллюстрации, таблицы, документы, презентации. По сути, по сравнению с привычными конференциями здесь ничего не меняется, однако опять-таки следует учитывать технические характеристики платформы.
Проверьте готовность площадки - заранее протестируйте качество звука и видео на выбранной платформе. Это абсолютное must do для онлайн-конференции вне зависимости от ее масштаба.
Проверьте свою готовность - невероятно, но порой к срыву онлайн-мероприятия может привести даже такая мелочь, как не вовремя севший ноутбук или отсутствие зарядного устройства. Возможность таких форс-мажоров следует исключить.
Во время онлайн-мероприятия:
1. В начале видеоконференции обязательно убедитесь, что у участников нет проблем с трансляцией звука и видео. Проверка поможет избежать технических накладок, и вашей аудитории не придется отвлекаться по ходу мероприятия.
2. Начните с позитивной ноты! Емкое вступительное слово поможет определить ожидания участников от конференции, вовлечет их в процесс и настроит на нужный лад. Это особенно важно сейчас, когда из-за зашкаливающего уровня стресса и информационного шума многим людям сложно отвлечься от угнетающих мыслей и переключиться на рабочую волну.
3. Отслеживайте активность аудитории. Мы бы рекомендовали привлечь к онлайн-конференции двух наблюдателей-модераторов. В обязанности одного войдут технические аспекты, а другой будет заниматься мониторингом вовлеченности участников и поступающими от них вопросами.
4. Помните о важности коммуникации. После каждого блока информации, обязательно уточняйте у гостей, все ли им понятно и отвечайте на возникшие вопросы. Участников с наиболее интересными вопросами не лишним будет подключить к трансляции и дать им высказаться. Стимулируйте гостей делиться своими мыслями, обращайтесь к участникам по имени, позволяйте прерывать себя. Словом, делайте все, чтобы конференция оставалась конференцией, а не превращалась в онлайн-лекцию.
5. Не бойтесь делиться личным опытом! Совет, рабочий для любых форматов конференций. Ведь ничто так не вовлекает аудиторию, как рассказ спикера о собственных взлетах, ошибках и пробах.
6. Объясните гостям, как и где они смогут получить доступ к нужному контенту после окончания конференции. Будет ли это привычная e-mail рассылка, использование облачных сервисов или загрузка напрямую с платформы конференции.
Платформы для видеоконференций и онлайн-встреч:
Прямые трансляции в YouTubeLive – наиболее очевидный и простой инструмент. Подкупает простой доступа и различными полезными функциями, например, чатом и разделом статистики. Кроме того, с помощью YouTube можно легко поделиться вашим эфиром с пользователями в других социальных сетях. Важно лишь учесть, что для проведения трансляции необходимо подать заявку. На ее рассмотрение уйдет около суток.
Zoom – один из современных лидеров в области конференцсвязи. Подходит для проведения видеоконференций, онлайн-встреч и групповых чатов. Максимальное количество участников в бесплатной версии – 50 человек. Явным преимуществом Zoom является его скорость и стабильность связи – он способен работать на меньшем объеме оперативной памяти. Поддерживает проведение трансляций с мобильных устройств, обмен документами, аудиофайлами и изображениями, а также работу с Google Диском, Dropbox и Box.
WebEx – одна из наиболее востребованных в мире платформ для поддержки видеосвязи, принадлежащая компании Cisco. Подойдет как для организации масштабных онлайн-конференций, так и для проведения совещаний и тренингов внутри компании. Уделяет большое внимание кибербезопасности. К слову, представители Cisco уже заявили о рекордном росте числа пользователей в условиях пандемии и о готовности поддерживать стабильную работу своих сервисов. Впрочем, за стабильность, конечно, придется платить. Цены на услуги WebEx могут показаться «кусачими», особенно для малого бизнеса.
Webinar.ru – площадка с широким функционалом, позволяющая проводить конференции любого масштаба численностью до 10 тыс. человек. В зависимости от цели мероприятия, будь то обучение, маркетинг или бизнес, можно использовать разные пакеты услуг. Поддерживает различные типа документов, возможность демонстрации рабочего стола, интерактивную доску для рисования в процессе доклада и удобный чат с модерацией вопросов. Есть круглосуточная поддержка. Также можно воспользоваться помощью при подготовке мероприятия, включая автоматическую рассылку уведомлений участникам, мониторинг поведения участников во время конференции, подключение и анализ Google Analytics и Яндекс.Метрики.
ClickMeeting – платформа на базе веб-обозревателя. Имеются мобильные приложения на Android и iOS, позволяющие проводить конференции с мобильных устройств. Есть функции совместной работы с документами, использования презентаций, интерактивной доски, онлайн-опросов и чата с функцией перевода на 52 языка. Можно создать запись с конференции, а затем разместить ее на своем сайте, а также воспользоваться статистикой по мероприятию и участникам.
Webinar от Мегафон – платформа для проведения онлайн-конференций, презентаций и тренингов от одного из лидеров рынка мобильной связи России. Участие в мероприятиях могут принимать до 1000 пользователей одновременно. Из полезного – виртуальная «доска для рисования», функция опросов и голосований, обмен файлами и функция демонстрации рабочего стола. Мероприятие можно также записать в высоком качестве и сохранить для дальнейшего использования. На время пандемии МегаФон предоставил компания возможность бесплатно пользоваться некоторыми пакетами услуг для проведения вебинаров и онлайн-конференций.
Proficonf – сравнительно молодой, но уже успевший зарекомендовать себя сервис видеоконференций. Бесплатная версия позволяет проводить конференции продолжительностью до 45 минут и с числом участников до 25 человек. Платная версия поддерживает до 250 участников. К плюсам относятся простой и удобный интерфейс и HD-качество видео. Кроме того, платформа работает на базе браузера, не требуя от участников установки каких-либо дополнительных плагинов.
TrueConf – платформа от российских разработчиков, лидирующая на рынке видеоконференцсвязи в Восточной Европе. Подходит не только для проведения конференций, но и для работы в корпоративных сетях с поддержкой видео UltraHD. Программное обеспечение TrueConf совместимо с популярными западными сервисами – все тем же Zoom Meetings или Cisco Webex и позволяет подключаться к проходящим на них конференциям из «родного» клиентского приложения.
GoToMeeting – сервис для проведения онлайн-встреч и конференций с неограниченным количеством мероприятий по фиксированному тарифу. Поддерживает демонстрацию презентаций, совместную работу над документами, рассылку приглашений, а также запись мероприятия и его воспроизведение. Минус – отсутствие русскоязычной поддержки.
Whereby – простой и интуитивно понятный сервис для организации небольших видеовстреч. Не требует предварительной регистрации участников – им достаточно перейти по присланной ссылке. В платной версии поддерживает до 50 участников, запись и загрузку мероприятия.
Jitsi Meet – еще одно простое решение, когда онлайн-встречу нужно провести «прямо сейчас», а на подготовку чего-то более масштабного нет времени. Работает на разных устройствах и с любыми браузерами, не требуя ни дополнительной регистрации, ни загрузки. Число участников в чате неограниченно. Из полезного – функция показа рабочего стола, работа с общим документом и возможность транслировать свой чат в YouTube. Из минусов – отсутствие записи аудио и видео встречи.
Семь сервисов, которые будут полезны при переходе на «удалёнку»
Hangouts Meet – популярный сервис для обмена сообщениями и онлайн-конференций. Есть возможность организации групповых видеочатов до 100 человек. История чатов синхронизируются между устройствами пользователей. Кстати, на время пандемии коронавируса Google сделал бесплатным доступ к функциям премиум-аккаунта Hangouts.
Microsoft Teams – корпоративный сервис, включающий в себя чат, заметки, встречи и календарь. Входит в пакет Office 365 и по корпоративной подписке все его функции доступны без дополнительной платы. Есть функция проведения корпоративных семинаров численностью до 5000 человек и прямых трансляций собраний.
Skype – классика жанра. Самый очевидный вариант для видеокоммуникации внутри небольшой компании. Бесплатная версия поддерживает видеозвонки с участием до 50 человек и совместным использованием экрана.
Slack– корпоративный мессенджер с каналами для личных и деловых переписок. Возможность интеграции с десятками сторонних сервисов, включая Google Hangouts, Google Drive, Dropbox, Twitter, Trello и другими. В первую очередь, хорош тем, что у сотрудников в нем нет никаких сторонних каналов и чатов кроме рабочих. Поэтому продуктивность будет значительно выше, чем при использовании обычных мессенджеров.
Trello– сервис для организации дистанционной работы в команде. Удобен для создания задач, которые размещаются в виде карточек на систематизированных по темам досках.
Discord– голосовой мессенджер с текстовым чатом. Изначально был разработан для геймеров, но и для решения бизнес-задач тоже будет полезен.
Glip– инструмент для управления командными задачами. Объединяет в себе чат, возможность обмена файлами, календари и расписания.
Как долго продлится пандемия коронавируса, сказать пока не решается никто. Но, одно понятно уже сегодня – мир стремительно меняется, и вряд ли станет прежним. Поэтому бизнесу не стоит воспринимать новые реалии как нечто временное, а стоит извлечь из них максимум пользы для своего дела, не скатываясь в хаос и не поддаваясь панике.
