5 шагов при подготовке крупного мероприятия
При подготовке любого мероприятия у опытного организатора всегда намечен план действий и составлен чек-лист для каждого этапа. Однако подготовка небольшого корпоратива может сильно отличаться от крупной конференции или фестиваля. Итак, вот пять основных моментов, о которых стоит подумать в первую очередь перед началом масштабного события.
1. Площадка
Все начинается с площадки. При выборе площадки очень важно продумать все до мелочей: количество участников, будет ли это единое мероприятие или необходимо будет организовать несколько параллельных сессий, определить формат мероприятия (деловое, развлекательное, корпоративное и т.д.). Необходимо изучить пол, возраст, социальный статус потенциальных участников и составить максимально подробный портрет целевой аудитории для правильного выбора площадки, – например, для делового мероприятия автомобильного концерна вероятнее всего не подойдет площадка молодежного фестиваля.
При выборе вариантов площадок нужно оценить множество других факторов, соответствующих выбранному формату и целевой аудитории: транспортную доступность, наличие парковки, какие организации находятся на прилегающих территориях, оформление внутреннего пространства, наличие и возможность технического обеспечения и его качество. Кроме того, заранее озаботиться оценкой качества обслуживания при наличии «придворного» кейтеринга площадки – организовать тест-фуд и дегустации для возможности скорректировать меню на этапе подготовки или оценить необходимость привлечения другого кейтеринга.
2. Команда
Наличие слаженной команды – это половина успеха. Важен не только опыт каждого из членов команды, но и правильное распределение ролей внутри нее. Перед началом реализации необходимо назначить руководителя проекта. Это «центр управления полетом», главный человек на весь период подготовки и проведения мероприятия, он распределяет зоны ответственности между членами команды, делегирует полномочия, ставит сроки выполнения задач и координирует их качественное выполнение. Руководитель не просто координирует процесс и выполнение поставленных задач, это человек, который знает все «подводные камни» при организации события и принимает финальные решения по ключевым вопросам. Если проект крупный и требует длительной подготовки, руководителю необходимо назначить заместителя – дублирующее лицо, которое сможет взять на себя все обязанности по координации в случае непредвиденных ситуаций.
Распределение ролей между другими членами команды должно происходить с учетом релевантного опыта каждого: менеджер по производству выбирает надежных подрядчиков и способы производства полиграфической, сувенирной продукции, менеджер по PR и рекламе отвечает за выбор методов продвижения проекта, составление и реализацию плана, event-специалисты разрабатывают концепцию мероприятия, сценарий, отвечают за техническое и творческое обеспечение и общую координацию мероприятия, все необходимые тексты пишет опытный копирайтер. Если возникает задача, с которой не может справиться ни один из членов команды, следует привлечь консультанта или фрилансера.
3. Контент
Контент для крупного мероприятия формируется в зависимости от целевой аудитории, должностей, отрасли, экспертного круга интересов.
Не стоит забывать, что контент – это не только деловая программа, но и возможность внедрить в мероприятие современные интерактивные новинки и мультимедийные «фишки». Вспомните, как вы впервые отреагировали на говорящего с вами робота или путешествие в VR-очках? А какие возможности открыл 3D-mapping!
4. Риск-менеджмент
Еще на этапе планирования необходимо разработать план по управлению рисками при реализации проекта. Риски могут быть внешними и внутренними. Внешние риски делятся на контролируемые (недостаток информации, доступность каких-либо ресурсов, непредвиденные расходы, сбой в работе техники и пр.) и неконтролируемые – это возможные форс-мажорные обстоятельства, природные катаклизмы, государственные перевороты – незапланированные внешние события, которые мы не можем предсказать. Зачастую внутренние риски являются нетехническими, и чаще всего связаны с нехваткой или недостаточной компетентностью персонала, задействованного в подготовке мероприятия.
Именно поэтому так важно заранее составить детальную дорожную карту мероприятия, медиаплан, ввести систему внутреннего контроля за каждым из исполнителей, систему регулярной отчетности для своевременного выявления проблем, подумать о резервных членах команды и средствах на покрытие непредвиденных расходов.
5. Продвижение
Продвижение является важной частью реализации события, поскольку именно благодаря правильно выбранным инструментам продвижения потенциальная целевая аудитория узнает о мероприятии, последних новостях, дополнениях или изменениях в программе. На этапе планирования необходимо составить план PR-продвижения, медиаплан рекламных размещений с дедлайнами по подаче информации, договориться об условиях сотрудничества с информационными партнерами, составить список СМИ с контактами журналистов, которые специализируются на вашей тематике, и конечно соблюдать сроки и методы принятого плана продвижения события.
В зависимости от тематики, формата, аудитории события, может быть использован не только классический набор инструментов – СМИ, социальные сети, баннерная реклама, но и старый добрый обзвон представителей целевой аудитории. Например, на этапе реализации фестиваля «Серебряный Меркурий. Северо-Запад» в 2017 году с помощью информационного партнера Yellow Pages нам удалось увеличить число агентств-участников на 30%!
Также не стоит забывать про такой действенный инструмент продвижения, как отраслевые и профессиональные сообщества. Они собирают основных игроков той или иной отрасли, что обеспечивает прямое попадание в аудиторию, если мероприятие специализированное.
Конечно, после начала работ возникают все новые и новые правила, которые нужно соблюдать для успешной реализации крупного ивента, но это уже тема для отдельной книги ;)
