Деловое мероприятие – специально организованный проект, обычно направлен на обмен информацией и опытом. В зависимости от поставленных целей, может служить средством повышения навыков, приобретения новых компетенций, решения отраслевых вопросов. Участники любого уровня на подобных событиях устанавливают новые деловые контакты, ищут партнеров и клиентов, что является ключевой ценностью для предпринимателей. Несомненно, это полезный инструмент и неотъемлемая часть ведения и развития современного бизнеса.
Такие платформы и события часто включаются в корпоративную культуру, помогают укрепить коллектив, становятся важной частью общественной деятельности. Привлекая к организации деловых мероприятий партнеров из ивент-сферы (например, коммуникационные или рекламные агентства), вы можете ярко заявить о себе на рынке, укрепить полезные связи и расширить возможности для роста.
Деловые мероприятия оказывают значительное влияние на ведение современного бизнеса. В последние годы их значение только растет: от традиционных форумов и конференций до инновационных вебинаров, онлайн сессий. Это отражает основные тенденции времени: стремление компаний к использованию современных технологий, ориентирование на IT сферу, для более тесного и постоянного взаимодействия с клиентом, повышения эффективности и отдачи от участия в деловых мероприятиях.
Какова цель организации делового мероприятия?
В зависимости от типа и формата проведения может существовать множество сценариев и путей для достижения целей.
- Провести рекламу бренда. Сформировать позитивный имидж и укрепить репутацию в профессиональной сфере, повысить лояльность партнеров, спонсоров и клиентов; представить новинки в вашей отрасли, прорекламировать свое производство и с помощью этого увеличить спрос на продукцию и услуги;
- Поиск новых партнеров, инвесторов и подрядчиков. Найти новые точки роста и развития: открыть новые направления работы, новые площадки, расширить сеть контактов, найти новые перспективы сотрудничества;
- Увеличить целевую аудиторию. Ознакомить потребителя с продуктом и направлениями развития производства;
- Привлечь внимание СМИ и повысить узнаваемость, подсветить существующую проблему в отрасли, рассказать о достижениях компании, историю роста и успеха;
- Пролоббировать свои интересы в профессиональной среде: обсудить тренды, новые технологии, кадровые вопросы и назревшие проблемы с представителями администрации или крупных государственных корпораций. Необходимо донести проблемы бизнеса, чтобы получить необходимый административный ресурс для их решения.
Виды деловых мероприятий
С каждым годом разнообразие и формы проведения деловых мероприятий изменяются и дополняются. Возникают новые форматы, которые широко внедряются во все сферы бизнеса. Разобьем все виды на несколько больших групп и детально разберем каждую из них.
1. Конференции, форумы, симпозиумы.
Давно известный и устоявшийся способ организации. Отнесем их все в категорию классических.
Конференция. На слуху у большинства предпринимателей старой закалки или любого, кто достаточно долго занимается бизнесом в нашей стране. Обычно, это большое собрание. Широкое разнообразие тематик приводит к большой вариативности количества участников: от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч человек, с ориентацией на представителей разных организаций либо всех филиалов крупных корпораций. На конференциях представители бизнес-сообщества обмениваются опытом, рассказывая об особенностях своего бизнеса, региональных успехах, современных тенденциях и пр. Такое событие способно привлечь внимание СМИ, а значит, поспособствует рекламе и продвижению бренда. На конференции ходят, чтобы услышать инсайды и лайфхаки от опытных предпринимателей и руководителей, найти новых клиентов и контрагентов, привлечь внимание инвесторов, обсудить общие проблемы с коллегами. В России проходит более сотни конференций различных направленностей ежегодно. Всё чаще проходят в гибридном формате - офлайн и онлайн одновременно. Так, виртуальная часть мероприятия позволяет прослушать доклады не только в прямом эфире, но и в записи.
Форум. Походит на конференцию, но отличается еще большим масштабом. Существенно увеличивается по длительности, числу участников, глобальности обсуждаемых тем. Форумы посвящают состоянию целой отрасли в регионе или стране. Они предполагают выступления представителей различных компаний на равных. Яркий пример – Петербургский международный газовый форум, который проходит в октябре, который привлекает более 34 000 участников из 54 стран и проводится с 2011 года. Ранее, мы писали о ПМГФ и как принять участие в 2025 году, подробнее в этой статье.
Симпозиумы. Значительно более формальное и научно ориентированное событие. Чаще связаны с узкой областью знаний или вектором развития общества. Например, фармакологией или диджитал индустрией. Отсутствие яркого промо, шоу, выступлений артистов характерно для большинства симпозиумов. На этих мероприятиях обсуждаются конкретные проблемы, поиск их решений: выносят на обсуждение последние исследования, спорят о перспективах, готовят совместные проекты. Одним из наиболее значимых мероприятий подобного рода можно считать международный симпозиум «Создавая будущее», проходящий в Москве в национальном центре «Россия». Более сотни стран участников, сотни спикеров – отличный повод принять участие.
2. Выставки и презентации
Не менее известные, но снискавшие заслуженную популярность у крупных игроков рынка. Все мы каждый год следим за крупными автомобильными выставками, где представлены инновационные решения, новые модели автотранспорта. За презентациями крупнейших технологических компаний, которые определят внешний вид смартфонов, телевизоров и бытовой техники на годы вперед и зададут новые тренды, которым будут следовать остальные представители отрасли.
Команда коммуникационного агентства 4D осуществляет любые, даже самые смелые, задумки наших клиентов на выставках и презентациях. Например, для компании ООО «Модуль» был разработан стенд под ключ (от концепции до реализации), для участия в международной выставке бумажно-целлюлозной промышленности, проходившей в КВЦ «Экспофорум». Стенд был выполнен в концепции «дерева логистики». Эта большая волнообразная конструкция из металлокаркаса и МДФ с плавными ветвями, символизировала основные виды перевозок. Этот сложный и нестандартный элемент стал настоящим центром внимания выставки и привлекал интерес гостей.
Одним из недавних успешных кейсов по созданию уникального стенда участия в выставке строительной техники и технологий в России СТТ 2025, стало решение команды Коммуникационного агентства 4D выполненное для ООО «АТМ». Это был нестандартный проект, с рядом особенностей: полупрозрачные изображения деталей из оргстекла, объемные логотипы брендов, отдельные секции с подсветкой, металлические сборные конструкции, открытая переговорная зона, встроенный внутренний бар, демонстрационная зона агрегатов внутри ковша и др. Агентство выполнило полный комплекс услуг: провело разработку дизайн-макета, подготовило и подало техническую документацию в техническую дирекцию выставки и площадки, провело меблировку, прошло аккредитацию, произвело и проконтролировало монтаж и последующий демонтаж, взяло на себя полное сопровождение на всех этапах реализации.
Презентация. Закрытое или публичное представление нового проекта, продукта, услуги, инновационной разработки. Форматы значительно отличаются в зависимости от поставленных целей. Презентации могут проводиться для узкой аудитории избранных сотрудников, СМИ или дилеров. Часто проводятся и в торжественной обстановке, с приглашением большого числа участников, сторонних зрителей, спонсоров и даже конкурентов. В таком случае, предполагается выступление от одного до трех спикеров с полезной информацией, ответы на вопросы из зала. Иногда в программу добавляют и фуршет.
Выставка. По своей сути, та же презентация, но более масштабная, чем простое выступление спикеров. У любого заинтересованного лица здесь появляется возможность познакомиться с деятельностью организатора, посредством размещения информации на стендах и выкладки товаров на витринах. Существует много видов выставок: торговые, отраслевые, рекламные, имиджевые, региональные, международные. С ее помощью можно собрать полное представление о конкретной нише: ее ключевых игроках, трендах, профессиональных компетенциях и т.д.
3. Семинары, круглые столы, тренинги, бизнес-игры.
Деловые мероприятия, направленные на обучение и работу внутри коллектива, развитие коммуникационных навыков, обмен опытом. Часто проводятся для одной или нескольких компаний, поэтому их нельзя считать крупными отраслевыми событиями. Их структуру можно сравнить с матрешкой: в рамках семинара проводятся тренинги, а уже внутри них проводится одна или несколько бизнес-игр. Все эти форматы также могут существовать и отдельно, независимо друг от друга.
Семинар. По внутренней логике и механике проведения схож с конференцией. Но такое собрание проходит в значительно меньшем масштабе, ориентировано на сотрудников одной организации или представителей узкой отрасли. Часто выглядит как интерактивный, ориентированный на практику деловой ивент, где специалисты взаимно обучают друг друга через небольшие презентации, доклады или мини лекции. Дискуссия - главный элемент семинара. Иногда встречаются и открытые семинары, которые компания проводит для всех желающих, чтобы прорекламировать свою деятельность.
Круглый стол. Схож с семинаром, но внутренняя логика смещается от выступления спикеров к общему обсуждению. Наиболее близким форматом можно считать совещание в свободной форме. Часто, круглые столы становятся способом формирования брендового имиджа, привлечения медиа. Устраиваются по наиболее актуальным вопросам, волнующим представителей конкретной отрасли, с приглашением известных деятелей науки, бизнеса, влиятельных представителей политики и т.д.
Тренинг. Обучающее событие для узкого круга работников (зачастую, представители одной корпорации). Основная цель которого улучшить профессиональные навыки сотрудников, способствовать их личностному развитию. Тренинг подразумевает работу с опытным ведущим (бизнес-тренером), который является экспертом в конкретной узкой отраслевой теме.
Бизнес-игра. Смешанный тип мероприятия, когда образовательный контекст накладывается на развлекательную канву. Учит быстрому принятию решений, командной работе и стрессоустойчивости. Она помогает выявить лидеров и исполнителей в коллективе. В основе деловых игр обычно лежит моделирование конкретных рабочих ситуаций и процессов в виде специально подобранных кейсов. Участникам же, необходимо в одиночку или в командах прийти к конкретному поставленному результату, совершив цепочку нужных действий.
Какие бывают форматы проведения деловых мероприятий?
Современная event индустрия шагнула далеко вперед. Сегодня, деловые события не ограничиваются строгими рамками. Официальная атмосфера крупных форумов никуда не ушла, однако мероприятия постепенно становятся все более креативными, веселыми и наполненными интерактивом. Несмотря на это, общая канва и эффективное решение поставленных задач все еще остаются в приоритете. В этом разделе, рассмотрим некоторые форматы деловых мероприятий, отличающиеся от стандартной классификации.
В 2025 году наблюдается тенденция смещения мероприятий в сторону гибридности и многовекторности. Основным акцентом выделяется использование современных технологий: использование медийного оборудования, виртуальной реальности и прочих технологических возможностей. Значимым становится элемент импровизации и нестандартность локации проведения. Гости легко могут стать соорганизаторами, формировать программу путем открытых голосований, получить «звездный час» задавая вопросы спикерам и получая обратную связь. Все больше внимания уделяется дружелюбной атмосфере "без галстуков", уменьшению формальностей и уюту обстановки. Отношение к каждому специалисту как к личности, а не винтику в большой организации – неизменный тренд.
Антиконференция – это деловое мероприятие без детального сценария. Предполагается одновременное проведение нескольких встреч или выступлений на разных площадках, где спикером может стать любой человек. Свободное перемещение по локации, участие в обсуждениях и выступления слушателей в качестве лекторов – явные маркеры такого события.
Фейл-конференция – олицетворение принципа «учиться на чужих ошибках». На «провальной» конференции слушатели могут задать острые или неудобные вопросы и получить честные ответы. Например, как пережить последствия ошибочных решений и какие выводы можно сделать, чтобы не допустить повторения чужого негативного опыта. Только на такой конференции спикеры целенаправленно и честно рассказывают о наибольших провалах в бизнесе. Взгляд под таким углом часто является более полезным опытом, чем истории успеха. Такие откровения помогают избежать ошибки выжившего.
Печа-Куча – осовремененная форма обычной презентации с быстро представленными докладами. У каждого выступающего всего 5-7 минут, чтобы тезисно изложить свои идеи и прокомментировать сопровождающую их презентацию. Активное обсуждение поднятых вопросов с аудиторией и чувство юмора спикера горячо приветствуются.
Кейс-чемпионат – это мероприятие по своей идее является «охотой» за кадрами. Командное или индивидуальное решение бизнес-задач, взятых из реальной практики. Можно проводить очно или онлайн. Комиссия рассматривает полученные решения, а после открытых слушаний и защиты проекта. Лучших же представителей, ждет приглашение к сотрудничеству.
Хакатон – еще один вариант коллективного состязания, но с акцентом на стажеров из HR-, PR- и IT-отраслей. Это масштабный деловой марафон для всех желающих сотрудников. В программу могут входить установочные сессии, неформальные встречи, мастер-классы от экспертов компании и т.д.
Open Space – вариант круглого стола. Обсуждение проходит по заданной теме, но без заранее заготовленной программы. Сначала, в игровой форме проходит знакомство участников, деление на команды. Затем, происходит обсуждение рабочей повестки. Люди могут переходить из группы в группу или становиться лидерами в своих микро коллективах. Главное – предоставить в итоге модератору свое видение проблемы.
Public talk – мероприятие предполагает общение спикера с аудиторией без заготовленных тезисов и видеоматериалов. Такой неформальный диалог напоминает публичное интервью, однако не меньшее значение здесь имеет и нетворкинг с незнакомцами.
Как выбрать формат проведения делового мероприятия?
Кратко рассмотрим, как подобрать формат в зависимости от масштаба организации, целей и основных задач.
1. Малому бизнесу (локальные бренды, стартапы и небольшие компании), в первую очередь, следует сосредоточиться на укреплении команды и повышении вовлеченности сотрудников. Нельзя забыть при организации о рекламе и продвижении.
Идеальное решение – недорогие и простые в реализации, рассчитанные на небольшую аудиторию деловые мероприятия. Среди возможных форматов:
- Бизнес-завтраки – камерные встречи на десяток человек в недорогом кафе, чтобы установить личные связи, наладить коммуникацию в коллективе или укрепить доверие у важных спонсоров и партнеров в расслабленной обстановке.
- Бесплатные семинары или круглые столы в онлайн формате. Позволяют подогревать внимание клиентов и расширять их базу, стимулируют сбор новых контактов, при этом практически не требуют затрат или значительных ресурсов. Главное – харизматичный спикер, развернутая и стильная презентация с экспертным контентом, микрофон и камера.
- Городские ярмарки, фестивали и сезонные выставки. С точки зрения экономики малого бизнеса, необходимо выбрать ключевые для вашей компании направления с наибольшей целевой аудиторией, ограничиться маленьким, но продуманным стендом, участвовать точечно – три-четыре раза в год.
2. Среднему бизнесу (развитые бренды, производители, ритейлеры) - обратить внимание на персонализацию, смысл и атмосферу деловых мероприятий. Такому типу предприятий доступны все те же основные форматы, что и малому, но с большим масштабом, организованные более профессионально. Здесь уместно ввести брендированную продукцию (вроде блокнотов, ручек).
Обязателен качественный свет, звук, наличие видеоэкранов и презентаций, фотосъемка и часто также видеосъемка. Основная цель – повысить узнаваемость бренда, усилить авторитет компании в профессиональной среде, укрепить свои позиции в занимаемой нише и привлечь потенциальных клиентов.
Подойдут отраслевые деловые мероприятия – выставки и конференции. Это возможность усилить узнаваемость через презентацию своих экспертиз, выстроить прочные связи с профильной аудиторией. Один настоящий эксперт с грамотным и сжатым докладом даст больше положительного эффекта, чем несколько, но со слабыми докладами и общеизвестной информацией.
3. Для крупного бизнеса (мировые и международные корпорации, частные холдинги) любые деловые мероприятия — это стратегический инструмент репутационного влияния. Важно показать лидерство мнения, укрепить имидж бренда на уровне отрасли. Поднятие отраслевого рейтинга, присутствие в СМИ, привлечение клиентов и инвесторов – ключевые ценности при участии во всех форматах мероприятий.
Действительно, крупный бизнес не ограничен в возможных форматах организации и участия, однако, стоит особое внимание уделить этим:
- Презентации и конференции от имени бренда – ежегодные многотысячные собрания с деловой и экспертной повесткой.
- Международные отраслевые форумы и саммиты – многодневные мероприятия с докладами и секционными заседаниями. Это возможность создать коллаборации с другими крупными игроками рынка, войти в ассоциации, найти стратегических партнеров.
- Спонсорство фестивалей, культурных и спортивных событий - выходя за пределы своего профессионального сообщества, вы формируете эмоциональный капитал бренда, подчеркиваете ценности компании, вступаете в контакт с аудиторией и потенциальными клиентами. Для этих же целей большие корпорации часто поддерживают или инициируют благотворительные и экоактивистские проекты.
Для максимизации эффекта от участия в отраслевых деловых мероприятиях необходимо иметь собственные стенды.
Яркие примеры крупнейших форумов страны, выполненные командой Коммуникационного агентства 4D
- Стенд, выполненный для ФГБУ «ААНИИ» на петербургском международном экономическом форуме (ПМЭФ-2023). Акцентной частью стенда стал фронтон с большим экраном и аркой в виде логотипа ААНИИ. В течение выставки на экране транслировался видеоконтент об институте, а также контент, сгенерированный с помощью технологии Искусственного Интеллекта на основе ключевых слов, отображающих основные проекты и деятельность ФГБУ «ААНИИ». Зонирование экспозиции включило следующие функциональные зоны: имиджевая зона, входная группа, зона свободного общения, переговорная, техническое помещение.
- Застройка стенда «здоровое общество» и его сопровождение для ФОНДА РОСКОНГРЕСС, в рамках 2-го Саммита Экономического и гуманитарного форума Россия-Африка 2023. Был разработан дизайн-проект и выполнена застройка выставочного стенда под ключ, обеспечено участие региональных экспонентов на территории выставочного пространства. Была разработана и успешно проведена деловая программа. На базе проведенной фото и видеосъемки был создан медиаконтент и отчетный ролик. Кроме того, агентством было организовано онлайн включение регионов со всей России и обеспечен синхронный перевод выступлений.
- Стенд под ключ для бренда VOLTAG на 16-ой международной выставке коммерческих автомобилей «COMTRANS 2021». Коммуникационное агентство 4D взяло на себя разработку дизайн-проекта и его воплощение в жизнь, полностью организовало подбор, заказ и координацию технических служб – кейтеринг, клининг, персонал. Наши специалисты сопровождали заказчика до, во время и по окончании мероприятия. Крупнейшие автопроизводители представили на своих стендах новые модели грузовых и легковых коммерческих автомобилей, автобусов и прицепов, спецтехники. Так бренд VOLTAG при помощи нашей команды был представлен на высочайшем уровне и достиг всех поставленных целей.
Как организовать проведение делового мероприятия: цели, формат и этапы организации.
Организация деловых мероприятий сложный и комплексный процесс, состоящий из множества этапов. Разумеется, для каждого типа и сценария будущего события, список будет сильно отличаться. Основные моменты, присущие организации почти любого крупного формата:
- Анализ аудитории. Изучение целевой аудитории: ее потребностей, интересов, уровня знаний и ожиданий.
- Концептуальная часть. Определить идею, «сущность» мероприятия: четко сформулировать какие месседжи компания должна донести до участников.
- Целеполагание. Необходимо зафиксировать, какие цели должны быть достигнуты (главное отличие от концептуальной части – осязаемость, измеримость, достижимость).
- Выбор формата. В зависимости от принятой концепции, выбирается наиболее подходящий вид мероприятия (конференция, семинар, выставка и т.д.).
- Разработка плана мероприятия: необходимо окончательно определить повестку, обозначить ряд конкретных тезисов, написать проект сценария.
- Поиск спикеров. Подбор квалифицированных спикеров и экспертов для выступлений. Необходимо определиться со списком спикеров. На этом этапе также проводятся предварительные переговоры, на которых обсуждаются общие условия участия и гонорары выступающих.
- Формирование бюджета. Составление подробной сметы, с учетом всех расходов, планируемых в ходе мероприятия. Важно учесть незапланированные траты и форс-мажорные обстоятельства.
- Менеджмент. Необходимо иметь проработанный детальный план проведения мероприятия, включая выбор места, времени, программы, спикеров, тем и определение прочих важных аспектов.
- Организация. Правильно организованная работа – весомая часть успеха, важно строго контролировать все этапы, чтобы не выйти за рамки ранее определенной концепции и достигнуть поставленные цели.
- Приглашение и инструктаж спикеров. Познакомить их с основной повесткой, разъяснить тезисы, ознакомить с обязанностями и таймкодом, а также разослать пригласительные письма. Важно согласовать фактуру будущего выступления и получить предварительную презентацию до начала выступлений. В идеале - успеть провести репетицию и внести все необходимые правки.
- Заказ полиграфических, презентационных, сувенирных материалов. Они могут понадобиться для более глубокого погружения участников в тему. Буклеты, бейджи, таблички, блокноты — всё это важная часть деловых мероприятий.
- Привлечение участников. Работа по привлечению целевой аудитории, рассылка приглашений, продвижение. Существуют варианты как приглашения по существующему списку участников, так и привлечения с помощью маркетинговых инструментов. Продвижение мероприятия может производится с помощью взаимодействия со СМИ и блогерами, наружной рекламы и соцсетей, собственного сайта, настройки таргетированной и контекстной рекламы, «бьющей» точно в вашу аудиторию. Нужно донести до потенциальных гостей важность, полезность и уникальность предстоящего события, чтобы подогреть интерес и спровоцировать участие необходимой целевой аудитории.
- Регистрация участников. Важно своевременно подать необходимые документы и проконтролировать проведение регистрации для всех участников, спикеров, персонала.
- Обеспечение комфортных условий для участников. Предоставление всех необходимых условий для участия в мероприятии: организовать питание, размещение, техническое обеспечение, трансферы к месту проведения от аэропорта и обратно и пр.
- Контроль и координация во время проведения мероприятия. Монтаж, понятная организация пространства, встреча и регистрация участников, навигация, решение оперативных задач на площадке.
- Оценка результатов. После завершения того или иного ивента, важно провести анализ его эффективности. Подвести итоги и выявить слабые места, для устранения их в дальнейшем и работы над ошибками.
Опыт Коммуникационного агентства 4D
Чем крупнее и сложнее бизнес, тем острее встает вопрос о необходимости обращения к агентствам, специализирующимся на организации деловых мероприятий. Разумеется, как и в любой сфере, на рынке представлено множество компаний, владеющих необходимыми компетенциями. Главное здесь – выбрать наиболее подходящую для вас.
Коммуникационное агентство 4D c 2005 года существует на рынке коммуникационных услуг. За это время реализовано более 2 000 проектов для более чем 300 клиентов в Москве, СПБ и регионах. В портфолио очень большой опыт в реализации B2B и B2G-проектов в России, Азии и Европе. Главные направления деятельности — это PR, Event, Branding&Design, EXPO. Компания исключает шаблонные решения в своей работе и реализует каждый проект под индивидуальные потребности клиента.
В нашем блоге мы уже писали о различных деловых мероприятиях. В цикле публикаций о выставочных стендах мы подробно разбирали вопросы о застройке и дизайне выставочных стендов. Разбирали, какие существуют крупнейшие бизнес-форумы в России, зачем и как принимать в них участие. Отдельно углубились в петербургские форумы – рассказали как принять участие в ПМГФ и привели топ-5 примеров оформления стендов для ПМЭФ от нашей компании за последние 11 лет. В этом разделе нашего сайта вы можете подробно ознакомиться с кейсами, успешно решенными командой коммуникационного агентства 4D за более чем 25 лет работы на Российском и зарубежном рынке.
Заключение
Самый простой способ принять участие в деловых мероприятиях - обратиться к проверенной организации. Направление Event Коммуникационного агентства 4D специализируется на организации и комплексном сопровождении на форумах и конференциях различного уровня сложности. Ведет контроль процессов и оперативно решает самые сложные задачи в режиме реального времени.
Помимо услуг по техническому сопровождению Коммуникационное агентство 4D ведет организационное сопровождение: логистику, подбора промо-персонала и ведение мероприятия. В дополнение к этому возможна комплексная PR-поддержка на весь период подготовки и проведения. Агентство 4D осуществляет рассылку и приглашение ваших партнеров. Предоставляются услуги фото- и видеосъемки, создание отчетных роликов. Агентство 4D готово взять на себя разработку дизайна и изготовление брендированных бизнес-сувениров, полиграфии, промо-форм и атрибутики.
Напишите нам в Telegram, WhatsApp, позвоните по телефону +7 (812) 292 68 09 или оставьте заявку на сайте, чтобы выбрать удобное для вас время и запланировать встречу. Мы также с удовольствием проконсультируем по любому возникшему вопросу, проведем комплекс по разработке концепции и брендингу, дизайну торгового или экспозиционного пространства.
